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SARA (S) Bonjour Karène Zencker. Bienvenue sur PodTaf. Peux-tu nous dire quel métier tu exerces ?

KARENE (K) Alors, mon métier, je suis responsable des achats en entreprise. On s’occupe de tout l’approvisionnement, des biens et des services que nous demandent nos clients internes.

LAURA (L) J’imagine que tu ne fais pas ça toute seule ?

K Non, effectivement, donc j’ai une équipe d’une quarantaine de personnes, donc on a une organisation assez classique avec une partie acheteur. Tous les acheteurs sont partagés entre les services professionnels, l’IT et la partie facility management. Ensuite, on a une fonction support qu’on appelle la fonction support procurement excellence, qui s’occupe de la revue des process et des logiciels que nous utilisons pour faire fonctionner, en fait, les achats. Donc, on a un ERP [Enterprise Resources Planning] qui nous permet de stocker les contrats, d’avoir une base de données avec tous les fournisseurs qui sont qualifiés pour travailler avec nous. On gère aussi les appels d’offres. On ne va pas forcément en négociation directe. En fait, on fait des appels d’offres pour sélectionner le meilleur fournisseur pour un service donné.

Comme on traite quand même 20 000 bons d’achats par an, ça fait quand même des volumes assez importants. Il faut derrière une machine opérationnelle qui surveille que tous les KPI [Key Performance Indicators = indicateurs clés de performance] sont bien respectés et que l’on est sur un bon niveau de performance. 

S Concrètement, c’est quoi la journée type d’un acheteur ? 

K La journée type d’un acheteur est un peu imprévisible. On a une partie qu’on essaie de planifier. On part avec de bonnes intentions au début de l’année, c’est-à-dire qu’on fait ce qu’on appelle un sourcing plan. Donc le plan de sourcing va déterminer tous les achats importants que nous devons mettre en œuvre dans l’année. Donc ça, c’est déterminé par deux facteurs. Le premier, c’est l’échéance contractuelle. Donc, on a des contrats qui ont différentes échéances. Par exemple, si on est au mois de janvier et que j’ai un contrat qui va se terminer au mois de juin, en amont, deux ou trois mois avant ou cinq mois avant, ça dépend de la difficulté du contrat, on préparera toute la renégociation du contrat avec le fournisseur. En fin d’année ou en début d’année pour planifier l’année à venir, on fait des interviews avec tous nos clients internes les plus importants pour savoir quels sont leurs besoins, par exemple un service de conseil pour les accompagner sur la gestion de projets des services informatiques pour un logiciel. Ils devront aussi acheter des licences software pour faire fonctionner ce logiciel.

Donc, en fait, on va construire ensemble toutes les différentes étapes qui vont nous permettre d’accompagner le client interne sur ce projet. Bien évidemment, on va planifier aussi tout ça en amont. Donc, si par exemple, le projet doit être en production, on va dire au mois de juin, il va falloir partir assez rapidement, peut-être en début d’année pour pouvoir mettre en séquence toutes ces choses et être prêt pour partir selon la gestion du projet qui a été déterminée.

Et après, il y a toutes les choses qui ne sont pas prévues. On est sur une journée où on a une certaine idée de la journée. En réalité, on va être appelé par des clients internes qui ont des besoins urgents, qui ont un problème sur un contrat, qui ont oublié de nous engager en amont pour un achat.

Et donc, du coup, ils arrivent très tard. Ils ont besoin d’un besoin urgent que l’on va essayer d’accompagner. On a des appels de fournisseurs. Parfois, des fournisseurs viennent nous proposer de meilleures conditions à condition qu’on consigne avant un certain délai. En fait, tout ça, ça va chambouler tout le planning qu’on avait essayé de faire en début d’année. 

S Est-ce que les Achats est une équipe bien aimée dans une entreprise ? 

K La fonction Achat n’est pas forcément bien comprise. En fait, on est vu parfois comme une étape un peu bureaucratique à passer. Comme on engage un budget, on a quand même une responsabilité vis-à-vis de l’entreprise. On ne peut pas engager un budget sans avoir vérifié que toutes les étapes précédentes ont été correctement accomplies, surtout la partie contractuelle. C’est la chose la plus importante dans les achats. Parce qu’en cas de problème, c’est vraiment le contrat qui va dicter nos droits, nos responsabilités, etc. Donc, on est vu un peu comme un goulot qui va freiner les projets ou qui va faire perdre énormément de temps. En réalité, ce n’est pas du temps perdu, c’est du temps vraiment investi pour mettre l’entreprise dans les meilleures conditions de sécurité et de compliance [l’ensemble des processus destinés à assurer qu’une entreprise, ses dirigeants et ses salariés respectent les normes juridiques et éthiques qui leur sont applicables] vis-à-vis des achats. 

L Et selon toi, pour être un bon acheteur, il faudrait quoi comme compétences ? 

K Alors, il y en a plusieurs. Beaucoup de soft skills, donc sur la communication, parce qu’en fait, nous, on est un peu les commerciaux en interne des fournisseurs et on doit aussi être un peu des gardiens du process, mais de manière intelligente, sans que cela soit trop rigide. Donc, bien communiquer sur ces différents aspects. Il faut être organisé. Il faut être multitâches parce qu’en fait, le travail d’acheteur est fait d’une multitude de petites activités. Donc il ne faut pas perdre le fil. Il faut être bien organisé et bien comprendre où l’on se trouve au niveau du processus, et il faut être assez persuasif aussi, parce que souvent, il faut toquer aux portes de tout le monde pour avoir ces différentes approbations en amont. Il faut être un peu inventif aussi, je pense.

Il ne faut pas avoir peur d’être curieux et de comprendre, en fait, de rentrer dans le contenu de ce qu’on achète. Il faut toujours se tenir au courant de son secteur d’activité, de cette catégorie pour savoir quelles sont les nouveautés, s’il y a des évolutions. S’il y a aussi parfois des implications au niveau macroéconomique, parce que, par exemple, on a subi plein fouet tout ce qui était inflation. Comment ça se traduit ? Comment l’inflation d’un certain pays ou d’une certaine zone peut-elle se traduire sur son achat et comment aussi donner des arguments vis-à-vis du fournisseur pour mieux négocier ? Parce que ce n’est pas parce qu’il y a une inflation de 8 % que notre achat va forcément être impacté de huit pour cent. Il faut avoir aussi les arguments pour contrecarrer ce genre de demandes de la part des fournisseurs.

S Et en hard skills , qu’est-ce qui est nécessaire ?

K ça dépend dans quel domaine on travaille, bien évidemment. Si on est dans la catégorie informatique, c’est pas mal quand même d’avoir des notions de base sur ce qu’est un logiciel, comment fonctionnent des licences, comment fonctionne un projet informatique. Quels sont les différents interlocuteurs ? Une autre qualité qui est aussi indispensable, c’est la partie analytique. Donc, il faut bien se préparer à sa négociation, bien connaître ses chiffres, ne pas être surpris, en fait, envisager en fait en avance différents scénarios de négociation.

Donc d’avoir un plan B pour essayer de se forcer à deviner ce que le fournisseur pourra nous répondre. Et donc, rebondir ensuite sur différents scénarios de négociation. On a toujours un scénario préféré et un scénario un peu moins bon. Et si on est un peu dans l’impasse, il vaut mieux interrompre la négociation, prendre un peu de temps pour réfléchir, débriefer en interne, réélaborer ses scénarios et après retourner à la négociation. Il ne faut pas prendre de décisions dans le feu de l’action qui pourraient effectivement nous mener à commettre ensuite des erreurs importantes. 

S Qu’est-ce qui te plaît le plus dans ton métier au quotidien et qu’est-ce que tu trouves plus limitant ? 

K Alors, ce qui est limitant, nous allons commencer par ça, pour finir sur une note positive, ce sont les process internes. On a énormément d’étapes de validation. Cela peut être un peu frustrant parce qu’en fait, on dépend d’énormément de personnes en amont avant nous. On peut très bien négocier un prix ou avoir terminé un appel d’offres, mais en réalité, tant que toutes les étapes précédentes n’ont pas été conclues, on n’est pas dans la capacité de valider l’achat. Donc, cela veut dire toute la partie contractuelle, la partie sécurité, etc. La partie compliance ne dépend pas vraiment de nous. 

Après, la partie satisfaisante, je pense, c’est qu’on arrive justement à recevoir des compliments de clients internes qui, au départ, ne voulaient pas faire un appel d’offres, pensant que cela allait être trop long, etc. Et quand, en étant très réactif et qu’on lui a apporté une bonne économie sur son budget, qu’il a un fournisseur auquel il ne s’attendait pas forcément, qui finalement lui a fait une bonne proposition d’un point de vue qualitatif et qui, au final, est content et peut-être même six mois après, dit « merci de nous avoir supporté sur cet achat ou sur ce projet. Ça s’est bien passé. On est content du fournisseur. On voudrait faire quelque chose d’autre avec ». Et donc là, je trouve ça intéressant de pouvoir proposer quelque chose qui va vraiment montrer notre valeur ajoutée dans le processus d’achat. 

S Comment vois-tu ton métier évoluer dans les prochaines années ? 

K L’innovation, l’intelligence artificielle sera vraiment un must. On a énormément de données également. Donc moi, je suis partie en fait avec un triptyque, c’est-à-dire que je suis partie des données, des chiffres qu’on avait, car on a énormément de chiffres, en fait. Donc on a construit toute une base de données avec tous les chiffres des achats pour avoir une vision claire de ce qu’on a acheté, où on l’achetait, avec qui, etc., et faire aussi des prévisions sur ce qui peut se passer dans les prochaines années.

Toute la partie business intelligence est vraiment essentielle. Donc ça, c’est vraiment la base sur laquelle ensuite on peut construire les autres choses. En fait, les données m’ont permis à la fois de réorganiser l’équipe, en faisant du right sizing, c’est-à-dire allouer un juste nombre d’activités par personne, des charges de travail. Ça, c’est vraiment top. Les données peuvent parler, donner énormément d’informations. La seconde chose a été l’automation, l’automatisation des tâches qui sont à faible valeur ajoutée, comme l’émission des bons d’achats avec les technologies d’automation. C’est très facile à automatiser. J’ai un robot maintenant qui reproduit toutes les actions de l’acheteur et qui permet de faire sortir un bon d’achat de manière immédiate et sans intervention humaine. On le faisait sur les bons d’achats en dessous de 200 000 euros et ensuite, on a libéré complètement le robot sur n’importe quel montant. C’est plutôt de libérer du temps pour les acheteurs pour qu’ils le dédient ensuite à des activités plus intéressantes, à des négociations, à un dialogue avec les clients internes et avec les fournisseurs.

L’intelligence artificielle, nous l’utilisons à la fois sur la compréhension des documents, puisqu’on a énormément de documents de contrat. Donc ça nous permet en fait de lire un document ou de l’interpréter ou de l’interroger avec une application basée sur l’IA. On utilise aussi l’IA pour faire des analyses massives. Donc, en gros, on donne en fait en pâture à l’IA un certain nombre de contrats et on va pouvoir ensuite analyser les prix qui ont été appliqués par nos fournisseurs de manière massive. Donc, au lieu de faire cela manuellement et de reporter dans un fichier Excel les différents prix, l’IA nous extrait toutes ces données et nous les restitue sous forme de tableaux que nous pouvons ensuite utiliser à notre guise. 

Donc ça, c’est vraiment un outil de négociation qui est à disposition des acheteurs pour avoir une plus grande transparence sur les prix qui sont pratiqués. 

L Est-ce qu’on pourrait parler de ton parcours, pour les jeunes qui voudraient faire ton métier ? Dansquelle école es-tu allée, par exemple ? 

K Alors j’ai un parcours un peu atypique, parce qu’en fait, moi, j’ai un master en histoire de l’art. Donc, je n’étais pas vraiment partie pour faire une carrière en entreprise. Ce qui s’est passé, en fait, c’est que j’étais passionnée d’histoire de l’art. Donc j’ai fait ce parcours à la Sorbonne. Et ce qui m’a fait changer d’avis, en fait, c’était que les débouchés étaient quand même assez limités. Je m’orientais vers la recherche, mais en ayant déjà fait deux mémoires pendant trois ans. Voilà, c’est un métier assez solitaire et assez confidentiel aussi sur les sujets sur lesquels on travaille. Donc, finalement, ce n’était pas ce à quoi je voulais tendre de manière professionnelle pour une carrière.

Sinon, il y avait toute la partie commerce de l’art ou muséologie, musées, sachant que c’est très, très difficile. Il y a très peu de places et c’est sur concours, disons que les chances d’y arriver étaient assez minces. Du coup, j’ai décidé de me reconvertir et de faire un master en commerce international dans une école de commerce à Paris qui s’appelle l’ESG. Ça s’est bien passé et ça m’a permis ensuite de postuler pour une compagnie aérienne qui était basée en Italie, donc à la direction commerciale. En fait, j’ai fait le levier sur le fait que j’étais trilingue en anglais, italien et français. Les langues m’ont beaucoup aidé, finalement, pour ce genre de parcours.

J’ai fait ensuite un passage dans une banque, toujours à la direction commerciale et ensuite dans le conseil. Donc j’ai passé cinq à six ans dans le conseil et de fil en aiguille, de projet en projet, je suis arrivée à la direction des achats informatiques. Et donc c’est comme ça que je suis arrivée dans le parcours des achats informatiques, au début. Entre-temps, j’ai quand même fait un autre master. Donc un master MBA [Master d’administration des Entreprises] au Politecnico di Milano. Ça m’a permis aussi de mettre le pied à l’étrier en Italie, de connaître des gens sur place. J’aime bien étudier…

S Est-ce que ton métier de négociatrice de contrats t’a apporté des choses sur certains aspects de ta vie personnelle ? Pour des achats personnels ou la façon dont tu interagis, est-ce que ta manière de consommer est différente ? 

K Je ne négocie pas forcément, car le contexte ne se prête pas forcément à la négociation. 

S A Carrefour, au supermarché ?!

K Je ne le fais pas forcément non plus ! J’ai un petit peu plus d’attention, peut-être sur certaines choses. 

S Est-ce que tu trouves que tu as appris à être douée en négociation ou est-ce que tu as toujours eu ça en toi ?

K En fait, ça s’apprend. Je n’étais pas une négociatrice chevronnée. On va dire quand j’ai commencé, mais en fait, ça s’apprend. Je pense qu’il y a vraiment deux types d’acheteurs. Il y a ceux qui sont très, très décomplexés, on va dire, qui ont vraiment un objectif d’économie, qui veulent avoir un discount énorme, qui vont être très acharnés sur la partie commerciale. Moi, je suis plutôt attentive à la partie contractuelle. Donc, effectivement, il faut qu’on soit dans le budget, qu’on ait un gain sur la négociation. Ça, ça va sans dire. On va dire que c’est quand même la base de notre métier, mais je suis très attentive à la partie contractuelle parce qu’à chaque fois qu’il y a un problème, c’est le contrat qui fait foi.

Bizarrement, mes études d’histoire de l’art, au-delà de l’aspect artistique, en fait, c’est vraiment l’histoire de l’art. C’est-à-dire que c’est un travail de recherche, c’est un travail très précis sur les sources. Donc ça, ça m’est resté dans l’analyse de texte. Je suis très précise en fait sur cet aspect-là.

L Est-ce que tu fais ce métier pour la gloire ou pour la fortune ? 

K Alors c’est une bonne question. Peut-être ni l’un ni l’autre, dans le sens où j’essaie toujours de trouver quelque chose d’intéressant à faire de ma journée. On est quand même là pour notre travail, tous, pour avoir un salaire à la fin du mois, évidemment. Mais si on peut rendre cette journée un peu intéressante et enrichissante, c’est beaucoup mieux.

Moi, j’ai la chance en fait déjà de manager une équipe d’une quarantaine de personnes. Donc, il y a un côté humain qui est très important, un côté managérial et organisationnel. On a un impact quand même sur la vie quotidienne des personnes qui travaillent avec nous et faire en sorte que ça se passe le mieux possible. Je suis convaincue qu’une équipe qui est de bonne humeur et qui met du sens dans ce qu’elle fait, obtient de meilleurs résultats et ce sera plus satisfaisant pour tout le monde. Cela crée aussi une ambiance un peu plus positive. Après, les satisfactions qui sont quand on termine un gros projet, qu’on a signé un contrat. Effectivement, on est contents d’avoir terminé quelque chose avec le meilleur résultat possible et de mettre de la qualité dans ce qu’on fait.

S Et une dernière question qu’on aime bien poser : quel métier aimerais-tu découvrir par PodTaf ?

K Alors moi, j’avais une première passion avant l’histoire de l’art. C’était les métiers techniques du cinéma, comme habilleur, maquilleur, décorateur de cinéma, effets spéciaux, bruiteur.

S Défi accepté bien évidemment, les métiers du cinéma, on adore. Je te remercie, Karène. C’était vraiment très intéressant. On en sait désormais bien plus sur les achats qu’on aurait pu l’imaginer !